Privacy policy

Aceasta Politica de Confidentialitate descrie modul in care MAREA INCARCARE SRL („Noi”, „Compania”), in calitate de operator de date, colecteaza, utilizeaza si protejeaza datele dumneavoastra cu caracter personal atunci cand utilizati platforma www.e-administrare.com („Site-ul” sau „Platforma”), inclusiv variante/subdomenii si aplicatia web publicata de Companie, precum si site-ul outsourcingpro.ro unde este cazul.

1. Operatorul de date

Operatorul datelor dumneavoastra cu caracter personal este MAREA INCARCARE SRL, cu sediul in Romania, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J2025012744001, CUI / CIF 51341894.

Pentru orice intrebari referitoare la protectia datelor (inclusiv exercitarea drepturilor GDPR), ne puteti contacta la adresa de e-mail: office@outsourcingpro.ro sau la telefon 021 555 6797.

2. Ce date cu caracter personal colectam?

Platforma e-Administrare este un sistem SaaS pentru firme de facility management si asociatii de proprietari: tichete interventii, licitatii, restante, dosar documente, mentenanta preventiva, plati, feedback, calendar, integrari optionale (Google Calendar, asistenta AI). Datele de mai jos reflecta doar ce prelucram in aceste module — nu colectam date inutile in afara utilizarii contractate.

La acceptarea pachetului legal (prima intrare sau la actualizarea documentelor), inregistram in jurnalul intern de conformitate: data si ora, versiunea documentelor, adresa IP (din infrastructura si/sau estimata in browser), user-agent si metadate tehnice despre dispozitiv (rezolutie ecran, fus orar, limba, pagina accesata etc.) — in scop de dovada a consimtamantului si securitate.

Prin intermediul platformei (ex. www.e-administrare.com), putem prelucra urmatoarele categorii de date:

• Date de identificare: nume, prenume, rol in cadrul asociatiei / firmei (dupa caz).
• Date de contact: adresa de e-mail, numar de telefon, date despre asociatie / firma necesare pentru furnizarea serviciului de administrare.
• Date financiare / de plata: informatii necesare pentru facturare si procesarea platilor, in masura in care serviciile contractate includ aceste fluxuri.
• Date tehnice de navigare: adresa IP, tip de browser, sistem de operare, pagini accesate (inclusiv prin module cookie — vezi Politica cookies).
• Continut operational: date introduse in platforma (ticheti, documente, mesaje) in legatura cu administrarea asociatiilor, conform utilizarii contractate.
• Proprietari si restante: nume, apartament, contacte, sume datorate, istoric notificari, campuri personalizate per asociatie.
• Licitatii si comitet: oferte, voturi, documente atasate, nume furnizori.
• Subcontractori: date firma (denumire, CUI, IBAN, reprezentant legal, domenii servicii) si date de contact ale utilizatorilor subcontractor.
• Confort, feedback, mentenanta: descrieri, autor, fisiere atasate; la inspectii pe teren, optional coordonate GPS si fotografii.
• Calendar Google (optional): daca conectati contul, evenimente si token de reimprospatare stocat securizat server-side.
• Facturi si dosar: PDF-uri si metadate financiare; documente CIA (contracte) si fragmente indexate pentru cautare.
• Asistenta AI (optional): chei API furnizate de dumneavoastra in setari; continut trimis catre furnizorul AI ales la utilizarea functiilor respective.
• Jurnal tehnic: la confirmarea primirii unor documente sau a pachetului legal, metadate (IP, browser, locatie estimativa din IP) in scop de proba si conformitate.
• Firme FM si asociatii: denumire, CUI/CIF, IBAN asociatie, e-mailuri oficiale, reprezentanti, numar apartamente, note administrative.
• Notificari e-mail: preferinte per utilizator (tichete, licitatii, mentenanta, garantii active) — trimise doar catre adresele configurate in cont.

3. Scopul colectarii si temeiul legal

Prelucram datele dumneavoastra pentru urmatoarele scopuri, pe temei legal conform GDPR:

• Crearea si administrarea contului: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR).
• Furnizarea serviciilor platformei e-Administrare: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b).
• Comunicare, suport, notificari operationale: executarea contractului si/sau interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. b si f), in masura aplicabila.
• Marketing (ex. newsletter): numai pe baza consimtamantului (art. 6 alin. (1) lit. a), retragerea fiind posibila oricand.
• Indeplinirea obligatiilor legale (ex. documente contabile, facturare): obligatie legala (art. 6 alin. (1) lit. c).
• Consimtamant documente legale si jurnal audit: art. 6 alin. (1) lit. a si/sau lit. f — pastrarea dovezii acceptarii si a versiunii documentelor.

4. Cat timp pastram datele?

Datele sunt pastrate pe durata existentei contului si a relatiei contractuale relevante, precum si ulterior pe perioada necesara indeplinirii obligatiilor legale (de exemplu, documentele financiar-contabile pot fi pastrate conform termenelor prevazute de legea romana in vigoare).

5. Cui transmitem datele (imputerniciti / prelucratori)?

Nu vindem datele dumneavoastra. Le putem transmite catre:

• Supabase — autentificare, baza de date, stocare fisiere, functii server;
• Furnizori e-mail (SMTP) — notificari tranzactionale configurate de operator;
• Google Calendar — doar daca utilizati integrarea, pentru sincronizarea evenimentelor;
• Furnizori AI (ex. OpenAI, Google Gemini, Groq etc.) — doar cand introduceti cheia API si utilizati functiile AI; datele trimise depind de promptul dumneavoastra;
• Open-Meteo — coordonate/meteo pentru mentenanta preventiva, la nivel de asociatie;
• procesatori de plati sau servicii financiare, strict daca acestea sunt utilizate in cadrul serviciilor contractate;
• autoritati ale statului, cand legea impune acest lucru.

Pentru transferuri in afara SEE, aplicam garantii prevazute de GDPR (sectiunea 6). Operatorul nu a desemnat un responsabil cu protectia datelor (DPO) dedicat; solicitarile privind datele se adreseaza contactului de mai sus.

6. Transferuri in afara SEE

Daca furnizorii tehnici ai Companiei proceseaza date in afara Spatiului Economic European, ne asiguram ca exista garantii adecvate (clauze contractuale-tip, decizii de adecvare etc.), conform GDPR.

7. Securitate

Implementam masuri tehnice si organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor impotriva accesului neautorizat, pierderii sau distrugerii accidentale.